Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG) ist:

Daniel Winter
Graz, Österreich
E-Mail: [email protected]

Rechnerei ist ein Einzelprojekt und wird im Rahmen der Kleinunternehmerregelung (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG) betrieben. Es besteht keine Umsatzsteuerpflicht.

2. Welche Daten werden verarbeitet?

Rechnerei verarbeitet ausschließlich Daten, die du selbst im Rahmen der Nutzung eingibst oder hochlädst. Dazu zählen:

• Account-Daten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt gespeichert)
• Unternehmens- und Stammdaten: Firmenname, Adresse, UID-Nummer, Bankverbindung (IBAN/BIC), Logo
• Rechnungen und Dokumente: Rechnungsnummern, Beträge, Positionen, Datum, Zahlungsstatus
• Kundendaten: Name, Adresse, E-Mail-Adresse und sonstige Kontaktdaten deiner Kunden
• Ausgaben und Belege: Betrag, Kategorie, hochgeladene Belegdateien
• Zeiterfassung und Projekte: Projektnamen, Beschreibungen, gebuchte Zeiten
• Fahrtenbuch: Routen, Kilometer, Datum (sofern verwendet)
• Zahlungsdaten: Abonnement-Status und Rechnungshistorie (wird über Stripe verwaltet, siehe Abschnitt 6)

Es werden keine Daten ohne dein Zutun erhoben oder Profile über dein Verhalten außerhalb der Anwendung erstellt.

3. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Deine Daten werden ausschließlich zur Erbringung der Rechnerei-Dienste verarbeitet:

• Bereitstellung der Anwendung und Speicherung deiner Buchhaltungsdaten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung)
• Abrechnung und Zahlungsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Technischer Betrieb, Sicherheit und Fehlerdiagnose (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse)

4. Speicherort und Infrastruktur

Anwendungsserver

Die Rechnerei-Anwendung wird ausschließlich auf Servern der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland) betrieben. Sämtliche Nutzerdaten liegen damit innerhalb der Europäischen Union. Hetzner ist als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO vertraglich gebunden.

Datei-Speicher (Object Storage)

Hochgeladene Dateien (Belege, Logos, PDF-Exporte) werden im Hetzner Object Storage (S3-kompatibel, Rechenzentrum in der EU) abgelegt. Auch dieser Dienst wird von Hetzner Online GmbH betrieben.

Verschlüsselung (Amazon KMS)

Zur Verwaltung von Verschlüsselungsschlüsseln für besonders sensible Daten wird der AWS Key Management Service (KMS) von Amazon Web Services EMEA SARL (38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg) eingesetzt. Dabei werden ausschließlich kryptografische Schlüssel verwaltet — deine eigentlichen Inhalte (Rechnungen, Kundendaten etc.) werden nicht an Amazon übermittelt. Für die Nutzung von AWS KMS gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (SCC) als Rechtsgrundlage für die Datenübertragung.

Belegerkennung (OCR)

Zur automatischen Auslesung hochgeladener Belege (Betrag, Datum, Händler) wird ein selbst gehostetes KI-Modell (Ollama) auf eigener Infrastruktur eingesetzt. Belegbilder werden dabei zu keinem Zeitpunkt an einen externen Anbieter übermittelt.

E-Mail-Versand (Mailgun)

Der Versand von Rechnungen und System-E-Mails erfolgt über Mailgun (Betrieb: Sinch Mailgun Inc.), ausschließlich über den EU-Versandserver (api.eu.mailgun.net). Es werden dabei nur die für den Mailversand notwendigen Daten (Empfängeradresse, Betreff, Inhalt) verarbeitet.

Fehler-Tracking (GlitchTip)

Zur Diagnose technischer Fehler wird eine selbst gehostete Instanz von GlitchTip eingesetzt, die auf derselben Infrastruktur wie Rechnerei läuft und ausschließlich von Daniel Winter administriert wird. Es werden keine personenbezogenen Zusatzdaten (z. B. IP-Adressen) an Dritte übermittelt.

Admin-Benachrichtigungen (Telegram)

Für interne Betriebs-Benachrichtigungen (z. B. tägliche Übersichten) an den Betreiber wird optional der Telegram Bot API-Dienst genutzt. Übermittelt werden dabei ausschließlich aggregierte Kennzahlen (z. B. Anzahl neuer Rechnungen), keine Kunden- oder Belegdaten im Klartext.

5. Analyse (Plausible Analytics)

Für Website-Analysen wird eine selbst gehostete Instanz von Plausible Analytics eingesetzt, die ebenfalls auf Hetzner-Servern in Deutschland läuft. Plausible ist datenschutzfreundlich konzipiert:

• Es werden keine Cookies gesetzt
• Es werden keine personenbezogenen Daten oder IP-Adressen gespeichert
• Es werden keine Daten an Dritte weitergegeben
• Die Daten verlassen die eigene Infrastruktur nicht

Es handelt sich um rein aggregierte Besucherstatistiken (z. B. Seitenaufrufe, Herkunftsland), die keiner Einwilligung nach DSGVO bedürfen.

6. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Die Bezahlung von Abonnements erfolgt über Stripe, Inc. (354 Oyster Point Blvd, South San Francisco, CA 94080, USA). Bei einem Kauf wirst du auf die Seiten von Stripe weitergeleitet; Kreditkartendaten und andere Zahlungsinformationen werden ausschließlich dort verarbeitet und nicht auf Rechnerei-Servern gespeichert. Stripe ist im EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Bitte beachte die Datenschutzerklärung von Stripe.

7. Administrator-Zugriff

Daniel Winter hat als Betreiber technischen Zugriff auf alle in Rechnerei gespeicherten Daten. Dieser Zugriff erfolgt ausschließlich zu folgenden Zwecken:

• Technischer Support bei Problemen, die du gemeldet hast
• Behebung von Fehlern und Sicherstellung des Betriebs
• Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen

Es findet keine routinemäßige Einsichtnahme in deine Daten statt. Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, verkauft oder zu Werbezwecken genutzt.

8. Speicherdauer

Deine Daten werden für die Dauer der Nutzung von Rechnerei gespeichert. Wenn du dein Konto in den Einstellungen löschst, wirst du sofort abgemeldet; 7 Tage vor der endgültigen Löschung erhältst du eine Erinnerungs-E-Mail, und alle Daten werden automatisiert innerhalb von 30 Tagen nach der Löschanfrage unwiderruflich entfernt (inklusive Datenbank und hochgeladener Dateien), sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. Buchführungspflichten nach UGB/BAO) dem entgegenstehen. Nach Abschluss der Löschung erhältst du eine Bestätigungs-E-Mail.

9. Deine Rechte

Du hast gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Welche Daten über dich gespeichert sind
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Korrektur unrichtiger Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Löschung deiner Daten, soweit keine Aufbewahrungspflichten bestehen
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Einschränkung der Verarbeitung in bestimmten Fällen
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Erhalt deiner Daten in einem strukturierten Format
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen

Zur Ausübung deiner Rechte wende dich an: [email protected]

10. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. In Österreich ist das die:

Datenschutzbehörde (DSB)
Barichgasse 40–42, 1030 Wien
www.dsb.gv.at

11. Open Source und Technologie

Rechnerei wurde auf Basis von Open-Source-Software entwickelt und profitiert von der Arbeit einer großartigen Community. Wesentliche Bestandteile sind unter anderem:

• Laravel – PHP-Framework (MIT-Lizenz)
• Livewire – Reaktives UI-Framework für Laravel
• Flux UI – Komponentenbibliothek
• Plausible Analytics – Datenschutzfreundliche Analyse
• sowie zahlreiche weitere Bibliotheken und Pakete aus dem PHP- und JavaScript-Ökosystem